POLITYKA PRYWATNOŚCI "Wyspa Madera" (Wyspa Madera Tours, Unipessoal Lda.)

§1. Postanowienia Ogólne
 

1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych oraz zasady używania plików cookies przez „Wyspę Madera” - Wyspa Madera Tours, Unipessoal Lda. (NIF 517203928, Avenida Mário Soares 2, 6-M, Monumental Residence, Bl. 1A 9000-783 Funchal, Madera; dalej: „Wyspa Madera”). Niniejsza Polityka Prywatności dotyczy danych osobowych przetwarzanych zarówno w związku z usługami organizowanymi bezpośrednio przez Wyspę Madera, jak i usługami rezerwowanymi za pośrednictwem Wyspy Madera u Dostawców Usług (pośrednictwo).

2. Administratorem danych jest Wyspa Madera (dalej: Administrator). W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz pytań dotyczących niniejszej Polityki Prywatności można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: kontakt@wyspamadera.pl lub pisemnie na adres siedziby wskazany w punkcie 1.

3. Ochrona danych Klientów, zwanych dalej: Użytkownikami, odbywa się zgodnie z wymogami powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym w szczególności rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, a ich przechowywanie ma miejsce na odpowiednio zabezpieczonych serwerach. Na takich samych zasadach odbywa się ochrona danych osobowych osób, na rzecz których Użytkownicy zawierają umowy za pośrednictwem Wyspy Madera. Przetwarzanie danych osobowych w.w. osób odbywa się w celu realizacji umów zawieranych z Dostawcami Usług za pośrednictwem Wyspy Madera, prawnie uzasadnionych interesów Administratora lub w innych celach zgodnie z wyrażoną zgodą, jeśli zgoda taka została wyrażona i stanowi właściwą podstawę prawną dla przetwarzania danych osobowych.

4. Administrator szanuje prawo do prywatności Użytkowników oraz dba o bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych. W tym celu stosowane są odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w tym m.in. szyfrowanie połączenia za pomocą protokołu HTTPS/TLS.

5. Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne. Jednak podanie danych niezbędnych do przygotowania rezerwacji, zawarcia lub wykonania umowy może być warunkiem skorzystania z określonej usługi. Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić realizację zamówienia lub rezerwacji. Podanie danych w celach marketingowych, w szczególności zapisanie się do newslettera, jest dobrowolne i nie stanowi warunku dokonania rezerwacji.

6. Dane osobowe podawane przez Użytkowników są traktowane jako poufne i nie są widoczne dla osób nieuprawnionych.

​

​

§2. Zakres, cele i podstawy przetwarzania danych osobowych
 

1. Zakres przetwarzania danych

Administrator może przetwarzać dane osobowe niezbędne do prowadzenia działalności turystycznej, organizacji wycieczek, świadczenia usług transportowych, pośrednictwa w rezerwacji atrakcji i wynajmie pojazdów, sprzedaży produktów elektronicznych oraz kontaktu z klientami.

W zależności od rodzaju usługi przetwarzane dane mogą obejmować:

- imię i nazwisko;

- adres e-mail i numer telefonu;

- dane dotyczące rezerwacji, w tym daty, godziny i miejsca odbioru;

- dane uczestników wycieczek oraz osób rezerwujących, w zakresie wymaganym do wykonania usługi;

- wiek uczestników, wzrost, wagę lub rozmiar obuwia, jeżeli są niezbędne do doboru sprzętu albo bezpiecznej organizacji atrakcji;

- dane rozliczeniowe i informacje o dokonanych płatnościach; 

- treści korespondencji z Administratorem;

- dane techniczne związane z korzystaniem ze strony internetowej;

- adres e-mail oraz informacje dotyczące zgód marketingowych

Zakres zbieranych informacji ogranicza się do niezbędnych do realizacji określonego celu.

2. Dane związane z wynajmem samochodów

W przypadku pośrednictwa w wynajmie samochodów Administrator przetwarza dane niezbędne do przyjęcia i przekazania rezerwacji odpowiedniej wypożyczalni.

Zgodnie z zasadami opisanymi w Regulaminie świadczenia usług dokumenty takie jak prawo jazdy lub dokument tożsamości są weryfikowane przez wypożyczalnię przy odbiorze pojazdu lub za pośrednictwem jej własnego systemu odprawy.

Zakres danych przetwarzanych przez wypożyczalnię oraz zasady ich przechowywania mogą być określone w polityce prywatności danego dostawcy usług.

​

3. Cele i podstawy prawne

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach: 

a) Udzielanie odpowiedzi na zapytania dotyczące usług, przygotowanie ofert oraz podejmowanie działań przed zawarciem umowy na żądanie klienta - art. 6 ust. 1 lit. b RODO

b) Zawieranie i realizacja umów dotyczących wycieczek, transferów, pośrednictwa rezerwacyjnego i sprzedaży produktów elektronicznych - art. 6 ust. 1 lit. b. RODO

c) Realizacja obowiązków podatkowych, księgowych i innych obowiązków wynikających z przepisów prawa - art 6 ust. 1 lit. c RODO

d) Obsługa reklamacji, ustalanie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami - art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, w zależności od okoliczności. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest ochrona jego praw oraz rozpatrywanie sporów dotyczących świadczonych usług.

e) Zapewnienie bezpieczeństwa strony internetowej, zapobieganie nadużyciom oraz ochrona systemów informatycznych - art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest utrzymanie bezpiecznej i prawidłowo działającej infrastruktury.

f) Wysyłanie newslettera, informacji o ofertach i innych elektronicznych komunikatów marketingowych - art. 6 ust. 1 lit. a RODO, na podstawie zgody, z uwzględnieniem właściwych przepisów dotyczących marketingu elektronicznego.

g) Realizacja zamówienia na bezpłatne materiały cyfrowe, w tym przewodniki i e-booki - art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli przekazanie materiału stanowi zamówioną usługę. Wykorzystanie adresu e-mail do późniejszych działań marketingowych stanowi odrębny cel.

h) Publikowanie zdjęć i materiałów promocyjnych zawierających rozpoznawalny wizerunek klienta - art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeśli podstawą publikacji jest zgoda osoby, której wizerunek dotyczy.

i) Wykorzystywanie opcjonalnych plików cookies analitycznych lub reklamowych - art. 6 ust. 1 lit. a RODO, z uwzględnieniem właściwych przepisów o przechowywaniu informacji i uzyskiwaniu dostępu do urządzenia użytkownika.

j) Wspomaganie obsługi klientów oraz organizacji usług turystycznych z wykorzystaniem narzędzi sztucznej inteligencji, w tym przygotowywanie list odbiorów uczestników wycieczek- art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w zakresie niezbędnym do wykonania umowy z osobą, której dane dotyczą, lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy spełnione są warunki zastosowania tej podstawy. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest usprawnienie obsługi klientów i organizacji świadczonych usług.

​

4. Dane innych uczestników

W przypadku rezerwacji dokonywanej przez jedną osobę na rzecz innych uczestników Administrator może otrzymywać od osoby rezerwującej dane dotyczące pozostałych uczestników, niezbędne do realizacji zamówionej usługi. Dane te mogą obejmować między innymi imię, nazwisko, wiek oraz informacje potrzebne do organizacji danej atrakcji. Administrator ustala odpowiednią podstawę prawną przetwarzania takich danych, uwzględniając fakt, że nie wszyscy uczestnicy są stronami umowy. W odpowiednich przypadkach realizuje również obowiązek informacyjny przewidziany w art. 14 RODO. 

5. Dane dotyczące zdrowia

W przypadku niektórych wycieczek lub atrakcji Administrator może zbierać dobrowolnie przekazane informacje dotyczące alergii lub innych szczególnych potrzeb zdrowotnych uczestników, jeśli są one potrzebne do bezpiecznej organizacji usługi. Dane te przetwarzane są wyłącznie w celu zapewnienia bezpieczeństwa uczestników, na podstawie ich wyraźnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO). Informacje te udostępniane są wyłącznie osobom odpowiedzialnym za realizację danej usługi, w zakresie niezbędnym do jej wykonania. Uczestnik ma prawo wycofać zgodę na przetwarzanie tych danych w dowolnym momencie.

​

6. Newsletter i materiały elektroniczne. 

Administrator może przetwarzać adres e-mail w celu wysyłania newslettera i informacji marketingowych na podstawie ważnej zgody, jeżeli jest ona wymagana. Zgoda na marketing może zostać wycofana w dowolnym momencie poprzez link rezygnacji zawarty w wiadomości lub kontakt z Administratorem. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania danych.

​​​​

​

§3. Odbiorcy danych i przekazywanie danych osobowych

​

1. W związku z prowadzeniem działalności Administrator korzysta z usług podmiotów zewnętrznych, którym dane osobowe mogą być udostępniane w zakresie niezbędnym do realizacji usług turystycznych, obsługi klientów, zarządzania rezerwacjami, realizacji płatności, działań marketingowych oraz zapewnienia prawidłowego funkcjonowania strony internetowej i systemów informatycznych.

2. Odbiorcami danych osobowych mogą być w szczególności:

• dostawcy usług informatycznych, programistycznych oraz utrzymania strony internetowej i systemów rezerwacyjnych, w tym PMtech (Maria & Mendez, Lda.);

• dostawcy usług hostingowych, infrastruktury serwerowej, domenowej oraz przechowywania danych, w tym Wix i nazwa.pl, w zakresie faktycznie wykorzystywanych usług;

• dostawcy poczty elektronicznej, komunikacji i narzędzi biurowych, w tym Google (Gmail i Google Workspace);

• operatorzy płatności elektronicznych, w tym Stripe i PayPal;

• instytucje bankowe uczestniczące w realizacji płatności, w tym Millennium bcp;

• dostawcy systemów rezerwacyjnych, narzędzi analitycznych, marketingowych i newsletterowych;

• dostawcy narzędzi sztucznej inteligencji, w tym OpenAI;

• organizatorzy wycieczek, wypożyczalnie samochodów, przewoźnicy oraz inni partnerzy odpowiedzialni za realizację rezerwowanych usług;

• podmioty świadczące usługi księgowe, prawne, administracyjne i techniczne.

3. W zależności od charakteru współpracy poszczególni odbiorcy danych mogą działać jako podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu Administratora lub jako niezależni administratorzy danych, samodzielnie określający cele i sposoby ich przetwarzania.

4. W przypadku powierzania przetwarzania danych osobowych podmiotom działającym w imieniu Administratora współpraca odbywa się na zasadach określonych w art. 28 RODO, na podstawie odpowiednich umów regulujących zakres przetwarzania danych, obowiązki stron oraz wymagane środki ochrony danych osobowych.

5. Wykorzystanie narzędzi sztucznej inteligencji;

Administrator korzysta z narzędzi sztucznej inteligencji dostarczanych przez OpenAI, w tym ChatGPT oraz rozwiązań opartych na technologiach OpenAI, w celu usprawnienia obsługi klientów, organizacji usług turystycznych oraz prowadzenia działalności.

Narzędzia te wykorzystywane są w szczególności do:

a) Obsługi zapytań klientów za pośrednictwem wirtualnego asystenta (chatbota), udzielającego informacji dotyczących oferty, wycieczek, rezerwacji oraz innych usług świadczonych przez Administratora.

b) Przygotowywania, porządkowania i opracowywania list uczestników wycieczek oraz list odbiorów z hoteli i innych ustalonych miejsc.

c) Przygotowywania propozycji odpowiedzi na wiadomości klientów, opracowywania treści informacyjnych oraz wspomagania organizacji i realizacji usług turystycznych.

W związku z powyższym, w zależności od celu, do narzędzi sztucznej inteligencji mogą być przekazywane następujące dane osobowe:

• imię i nazwisko klienta lub uczestnika wycieczki;

• numer telefonu;

• adres e-mail;

• informacje dotyczące rezerwacji

• datę, godzinę i miejsce odbioru uczestnika;

• treść zapytań i korespondencji związanej z obsługą klienta.

Zakres przekazywanych danych powinien być ograniczony do informacji niezbędnych do realizacji określonego celu.

W zakresie usług objętych zawartą przez Administratora umową powierzenia przetwarzania danych (Data Processing Addendum — DPA), OpenAI przetwarza dane osobowe na zlecenie Administratora, zgodnie z postanowieniami tej umowy.

Administrator pozostaje odpowiedzialny za określenie celów i podstaw prawnych przetwarzania danych oraz za zapewnienie zgodności ich wykorzystywania z obowiązującymi przepisami RODO.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z usług zewnętrznych dostawców technologicznych dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), w tym do Stanów Zjednoczonych.

Przekazywanie danych poza EOG odbywa się zgodnie z rozdziałem V RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzających odpowiedni stopień ochrony danych lub przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.

Informacje dotyczące stosowanych zabezpieczeń oraz możliwości uzyskania ich kopii można uzyskać, kontaktując się z Administratorem pod adresem: kontakt@wyspamadera.pl.

7. Bezpieczeństwo danych osobowych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, nieuprawnioną zmianą lub ujawnieniem. Dostęp do danych osobowych powinien być ograniczony do osób i podmiotów upoważnionych, w zakresie niezbędnym do wykonywania powierzonych im zadań.

8. Udostępnianie danych organom publicznym

Dane osobowe mogą być udostępniane właściwym organom publicznym, sądom i innym uprawnionym instytucjom, jeżeli obowiązek ich przekazania wynika z obowiązujących przepisów prawa.

9. Prawo do informacji o odbiorcach danych

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo uzyskać od Administratora informacje o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym jej dane osobowe zostały ujawnione, zgodnie z art. 15 RODO. W tym celu można skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: kontakt@wyspamadera.pl.

​

§4. Pliki cookies i podobne technologie

1. Strona internetowa www.wyspamadera.pl wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, utrzymania bezpieczeństwa oraz - po uzyskaniu wymaganej zgody - realizacji celów analitycznych lub marketingowych.

2. Pliki cookies mogą być podzielone na następujące kategorie:

a) Niezbędne - służą do zapewnienia podstawowych funkcji strony i nie wymagają zgody, jeżeli spełniają warunki ustawowego wyjątku.

b) Funkcjonalne - umożliwiają zapamiętywanie ustawień użytkownika i innych preferencji.

c) Analityczne - umożliwiają analizowanie sposobu korzystania ze strony internetowej.

d) Marketingowe - służą do pomiaru skuteczności reklam i ewentualnego dostosowywania komunikatów reklamowych.

3. Pliki cookies, które wymagają zgody, są wykorzystywane wyłącznie po jej uzyskaniu.

4. Użytkownik może zdecydować, na jakie opcjonalne kategorie plików cookies wyraża zgodę, odmówić zgody lub zmienić swoje preferencje.

§5. Okresy przechowywania danych osobowych

1. Administrator przechowuje dane osobowe przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem charakteru świadczonych usług, obowiązujących przepisów prawa oraz konieczności ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

2. Okres przechowywania danych osobowych ustalany jest w zależności od rodzaju danych i celu ich przetwarzania, według następujących kryteriów:

a) Dane związane z zapytaniami i korespondencją - przez czas niezbędny do obsługi zapytania, prowadzenia korespondencji oraz ewentualnego udokumentowania jej przebiegu, w szczególności w przypadku reklamacji lub roszczeń.

b) Dane dotyczące rezerwacji i realizacji usług turystycznych - przez okres niezbędny do zawarcia i wykonania umowy, rozliczenia usługi oraz upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń.

c) Dane księgowe i rozliczeniowe -  przez okresy przechowywania dokumentacji wymagane przez obowiązujące przepisy podatkowe i rachunkowe.

d) Dane wykorzystywane do komunikacji marketingowej i newslettera - do momentu wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie, lub ustania właściwego celu przetwarzania. Informacje niezbędne do wykazania prawidłowości uzyskania zgody mogą być przechowywane przez okres uzasadniony obowiązkami prawnymi lub ochroną przed roszczeniami.

e) Dane uczestników wycieczek, w tym informacje organizacyjne i listy odbiorów - przez okres niezbędny do organizacji, realizacji i rozliczenia usługi, a następnie wyłącznie w zakresie, w jakim dalsze przechowywanie jest uzasadnione obowiązkiem prawnym lub ochroną przed roszczeniami.

f) Dane dotyczące zdrowia lub szczególnych potrzeb uczestników - przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały pozyskane, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane lub dopuszczalne na odrębnej podstawie prawnej.

g) Dane techniczne oraz informacje związane z plikami cookies - zgodnie z ich funkcją, okresem działania oraz zasadami określonymi w niniejszej Polityce Prywatności.

3. Po ustaniu celu przetwarzania oraz upływie właściwych okresów przechowywania dane osobowe podlegają usunięciu lub anonimizacji, chyba że istnieje inna zgodna z prawem podstawa ich dalszego przechowywania.

4. W przypadku korzystania z zewnętrznych dostawców usług informatycznych, w tym systemów rezerwacyjnych i narzędzi sztucznej inteligencji, okresy przechowywania danych uwzględniają również warunki zawartych umów oraz odpowiednie ustawienia usług, przy zachowaniu obowiązków Administratora wynikających z RODO.

5. Szczegółowe informacje dotyczące zasad przechowywania określonych kategorii danych można uzyskać, kontaktując się z Administratorem pod adresem: kontakt@wyspamadera.pl.

§6. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Osobom, których dane osobowe są przetwarzane, przysługują, na warunkach przewidzianych w RODO, następujące prawa:

- prawo dostępu do danych osobowych;

- prawo do sprostowania danych;

- prawo do usunięcia danych;

- prawo do ograniczenia przetwarzania;

- prawo do przenoszenia danych;

- prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;

- prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, gdy przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

2. W przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora osoba, której dane dotyczą, może wnieść sprzeciw zgodnie z art. 21 RODO.

3. Wnioski dotyczące realizacji praw można kierować na adres kontakt@wyspamadera.pl.

4. Administrator rozpatruje wnioski bez zbędnej zwłoki, co do zasady nie później niż w ciągu miesiąca od ich otrzymania, z możliwością przedłużenia tego terminu w przypadkach przewidzianych prawem.

5. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego, w szczególności do portugalskiej Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), za pośrednictwem strony www.cnpd.pt.